La destruction d’archives est un devoir légal de sécurité qui permet de se défendre contre l’espionnage industriel. Elle sert aussi de protection contre l’usurpation d’identité et les poursuites judiciaires éventuellement dues à une fuite d’informations personnelles. Cependant, ce ménage se doit d’être effectué suivant des règles bien définies.
En quoi consiste la destruction d’archives ?
L’opération détruire archives est généralement réalisée dans l’unique but de libérer de l’espace dans les locaux d’une entreprise.
Quand détruire ses archives ?
Le temps de conservation d’une archive dépend essentiellement des types de documents que possède chaque entreprise. Lorsque ceux-ci sont par exemple des papiers administratifs, ils pourront être conservés pendant six années en moyenne.
De plus, certaines clauses d’achat de biens immobiliers et fonciers peuvent être gardées durant une trentaine d’années.
Quel est en réalité le moment idéal pour détruire ses archives ?
D’une manière concrète, toute entreprise peut décider librement de la durée de conservation de ses documents. Ainsi, en fonction de chaque type de document, vous pouvez déterminer une durée légalede conservation.
La destruction des archives se fera alors une fois que le délai de conservation préétabli sera atteint. En revanche, pour les volumes de stockage moins denses, il est recommandé de procéder régulièrement à une opération détruire archives.
Comment détruire ses archives en toute responsabilité ?
Détruire ses archives : quand et comment ? Pour bien répondre à cette interrogation, quelques astuces sont proposées.
De quelle manière procéder pour détruire ses archives ?
Pour détruire ses archives : quand et comment, la première démarche à mener est de déterminer le moment propice. Il est conseillé de prendre en considération les durées réglementaires de conservation ainsi que les besoins de l’entreprise. Dans ce dernier cas de figure, il peut s’agir de :
- Transmission de savoirs ;
- Mémoire.
Par ailleurs, vous pouvez mettre en place un référentiel qui vous permettra de déterminer les durées de conservation valables. Celles-ci peuvent néanmoins varier en fonction des types de documents et de leur utilité.
Quant aux dates des opérations détruire archives, elles sont à préciser sur les autres dossiers de stockage des documents. La fréquence de destruction des archives recommandée est une fois tous les douze mois.
Qui peut se charger de la destruction d’archives ?
Vous avez la possibilité de détruire vous-même vos archives en toute responsabilité ou de contacter un destructeur de documents. Pour détruire vous-mêmes vos archives, vous aurez l’obligation de justifier la confidentialité de certains documents comme :
- Des dossiers médicaux ;
- Des données confidentielles des salariés.
De même, plusieurs renseignements sont également essentiels pour votre entreprise comme les traités commerciaux et les brevets. À cela, s’ajouteront les plans et aussi des informations bancaires.
Quelques contraintes relatives à la destruction des archives
L’usurpation d’identité est de plus en plus avancée à cause des certains documents confidentiels souvent retrouvés dans des poubelles. D’autres sont même récupérés après une destruction purement incomplète.
En effet, dans les entreprises comme celles du domaine personnel, de nombreux documents confidentiels sont jetés sans être détruits. Il est alors important de vous assurer de la bonne évolution de la destruction de vos archives.
L’opération détruire archives n’est malheureusement pas respectée par toutes les entreprises. Cela encourage les cyberattaques qui ne cessent de se multiplier touchant même les plus grandes sociétés.