L’ensemble du processus de passation des marchés est une série de procédures administratives qui peuvent ralentir le fonctionnement d’une structure. Or, il doit être vu comme une source de réelles opportunités stratégiques avec des bénéfices visibles. Pour cette raison, un logiciel de gestion des achats d’entreprise doit vraiment être envisagé. La transformation numérique du processus de gestion des entreprises amorcée ces dernières années leur permet en effet de gagner du temps et d’augmenter leur productivité. Nous vous livrons dans cet article les raisons pour lesquelles il est important d’utiliser un logiciel pour gérer vos achats.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des achats ?
En utilisant le logiciel de gestion des achats, vous pouvez créer et mettre à jour une base de données qui enregistre tout le contenu lié aux achats de votre entreprise. Il vous permet de suivre les budgets, les factures, les commandes et les livraisons. Un logiciel de gestion des achats est utile pour les entreprises de toutes tailles, car il peut gérer les achats et automatiser certaines comptabilités.
De cette façon, vous pouvez assurer la satisfaction de vos clients, optimiser le processus d’approvisionnement et augmenter la rentabilité de même que la productivité. C’est un outil qui vous permet de créer et de mettre à jour une base de données d’informations d’achat. On peut citer à titre d’exemple :
- Les flux des approbations ;
- L’envoi des bons de commande aux différents fournisseurs ;
- Les demandes d’achat
- L’acte de caution solidaire.
Cet outil permet aux entreprises d’améliorer l’efficacité de leurs transactions commerciales, de rationaliser leurs processus et d’intégrer leurs services d’achat avec les fournisseurs. Il permet également de gérer une assurance de caution solidaire par exemple.
Pourquoi utiliser le logiciel de gestion des achats ?
Les raisons qui peuvent vous pousser à utiliser un logiciel de gestion des achats sont multiples et variées, allant de la centralisation des données jusqu’à la réduction des coûts et la gestion assurance caution solidaire.
La centralisation des données
Le logiciel de gestion des achats vous permet de centraliser et de stocker la caution solidaire location, les requêtes électroniques, les commandes, les reçus et les factures en un seul endroit. Cela vous permet d’éviter les risques de commandes répétées qui peuvent être supprimées et de suivre correctement le cycle d’achat. Ce processus fournit en temps réel un inventaire plus précis et à jour. Par conséquent, toutes les transactions dans la chaîne d’approvisionnement et d’achat sont transparentes du début à la fin, car les approbations et la conformité des contrats peuvent être vérifiées, alors que les dépenses indépendantes seront soumises à un examen minutieux.
Une meilleure productivité
Un autre avantage de cet outil de gestion des achats est qu’il réduit le temps nécessaire pour réaliser les activités qui doivent être effectuées dans le cadre du processus ou du cycle d’achat, comme la réalisation d’un acte de cautionnement solidaire, les bons de commande, les approbations, les factures et les paiements. L’utilisation du logiciel d’achat libère les employés des tâches manuelles redondantes, leur permettant de se concentrer sur des tâches plus importantes, telles que l’amélioration des relations avec les fournisseurs et la formulation de stratégies d’achat.
Un meilleur contrôle des achats
L’un des principaux avantages de l’achat du logiciel est qu’il vous permet de contrôler plus précisément les informations sans laisser de failles. Vous pouvez choisir d’automatiser les flux d’approbation afin que des personnes extérieures au service des achats, comme les responsables financiers, puissent visualiser et approuver les demandes d’achat. De cette façon, les bons de commande envoyés aux fournisseurs auront été déjà vérifiés et seront transparents. De plus, les transactions peuvent être contrôlées en interne comme en externe.
Le contrôle des dépenses
Le logiciel de gestion des achats peut vous fournir des rapports qui vous permettent de savoir combien d’argent a été dépensé dans une certaine période, qui a approuvé la commande et quels fournisseurs ont été demandés. Cela vous permet de mieux surveiller la caution solidaire bancaire, les dépenses mensuelles, trimestrielles ou semestrielles de l’entreprise en matière d’achat des biens et des services chaque année.
Une réduction des coûts
Cet outil vous aide à augmenter le budget de votre entreprise en vous permettant de mieux contrôler votre inventaire et de savoir si vous devez acheter quelque chose ou non. En raison de ses avantages antifraudes, il peut vous permettre d’économiser de l’argent et de réduire les litiges avec vos partenaires commerciaux.